第十三屆 亞太系學會 第二次會議記錄
日期:2013年8月30日(五)
時間:12:00~16:00
地點:綜合大樓105教室
應到人員:林邑築、李定瑀、陳品淳、鄭晉勛、林建宇、彭志軒、李宗翰、
游雅荃、林書安、顏君豪、廖珮晴、馮天威、廖俊智
實到人員:林邑築、李定瑀、陳品淳、鄭晉勛、林建宇、彭志軒、李宗翰、
游雅荃、林書安、顏君豪、廖珮晴、馮天威、廖俊智
會議記錄
一、 各部門報告
1. 活動部:
【各區迎新茶會檢討】
南區
活動前:
(1)工作人員分配問題
解決方法:詢問每一個人是否願意幫忙,應在暑假前完成分工
活動中:
(1)點飲料時太雜亂
解決方法:可改於活動前就先點餐,飲料應統一訂,不要給太多選擇
(2)有學弟妹落單
解決方法:不要讓學弟妹無對象互動,學長姊要幫忙照顧旁邊的學弟妹
活動後:
(1)活動要準時結束
中區
活動前:
(1)人員短缺,活動參與不踴躍
解決方法:分三區選總召,現場分配茶會工作(主持人、打電話、美宣、帶路)
(2)活動場地無法訂位
解決方法:台中地區場地多無法在六、日訂位,時間可避開假日
(3)名牌準備建議
解決方法: a.每個學弟妹的名牌都要先準備
b.多準備空白名牌
(4)工作分配不周
解決方法:分配要更仔細
活動中:
(1)場地環境不佳
解決方法:要盡量找禁菸區
活動後:無。
北區
活動前:
(1)人員短缺,活動參與不踴躍
解決方法:分三區選總召,現場分配茶會工作(主持人、打電話、美宣、帶路)
(2)學弟妹分區名單問題
解決方法:分配名單需要更仔細,確認後方可送出
(3)名牌製作的需求
解決方法:建議要製作名牌
(4)活動時間地點確認
解決方法:需早點公布在系版,並且統一時間,新生包的宣傳資料要確認,並註
明資訊以新生包為主
(5)茶會總召盡量請茶會地點當地人擔任
活動中:
(1) 帶路人要熟悉路況
解決方法:請當地人擔任或自行上網查詢地圖
(2) 主持人慎選
解決方法:要有人能適時提醒主持人時間及活動流程
(3) 如果飲料是自助式的,可以請學長姊幫忙倒飲料
活動後:
(1) 學弟妹不知道如何回家
解決方法:要有帶路人帶學弟妹回集合地點,確認學弟妹是否知道如何回家
(2) 活動時間過長
解決方法:要適時結束活動
【新生週籌備進度報告】
(1)9/7、9/8 新生入住負責人:李定瑀
(2)9/9需幫學弟妹訂早、午餐
(3)9/9新生自我介紹會13:00開始 地點:管院102教室
(4)9/11家抗 13:00~17:00 地點:網球場地下室 負責人:鄭晉勛
【管院迎新籌備進度報告】
(1)小隊輔名牌已完成,大部分籌備已完成
(2)9/4驗遊戲
(3)預計9/9新生自我介紹會時發報名表
(4)管院迎新寢宣討論
【系烤籌備進度報告】
(1) 主題為「狼人亞各的獵食之夜」
(2) 詢問是否有人願意接下負責人
(3) 雨備方法確認
(4) 報名方法確認,酌收報名費50元
(5) 需請器材部借大傘、麥克風、地燈、延長線等
(6) 公關部負責接洽廠商,準備食材,避開牛肉及海鮮等材料
【期初大會構想回報】
(1)百六學弟妹系學會分部意願表填寫
(2)系隊介紹影片
(3)系學會幹部介紹影片
(4)期初展望小紙卡
【啦啦隊體驗及宣傳討論】
(1) 啦啦隊體驗暫定11月
(2) 要再和教練溝通協調
【教育優先區營隊構想討論】
(1) 下次開會前確定相關資訊以及要不要舉行
(2) 預計辦在暑假
【亞太營構想討論】
(1) 先向百五和學長姐傳達活動資訊,詢問當工作人員的意願
(2) 預計辦在寒假,迎新宿營的東西可以沿用
(3) 下次開會前確定相關資訊以及要不要舉行
(4) 期初可向百六宣傳,期中考後確認工作人員人數
2. 公關部:
(1) 企業參訪大部分籌備已完成
(2) 11/26 晚上7點~9點 林士傑大哥演講 主題:活動帶領技巧
(3) 現金流和亞太周合辦,可以舉辦試玩時間,舉辦現金流盃賽
(4) 通訊錄預計在開學一個禮拜內確定所有資料
3. 傳宣部:
(1) 系學會網站大致上完成
(2) 家抗、系烤以及管院迎新宣傳討論
(3) 雲端硬碟討論
4. 器材部:
(1) 新的音箱已買回
(2) 器材外借費用調整討論:音響租用一個250元 保證金500元
媒體櫃租用一台1500元 保證金2000元
若功能損壞,請他們付維修費用,保證金多退少補
會再申請調整章程
5. 財務部:
(1) 目前財務狀況報告
支出:新生包、迎新茶會
收入:系學會費
二、 新生手冊製作討論&進度報告
1. 大致上內容架構已完成,預計9/5完成
2. 系隊介紹請各系隊隊長於9/5前交給秘書陳品淳
三、 重新審視系學會年度預算
預算表會另行上傳至FB亞太系學會社團版(Dept. of Asia-Pacific Industrial and
Business Management, APIBM 亞太工商管理學系)
四、 其他
1. 金管系詢問是否願意舉辦管院四系聯合運動會,以及管院聯合演講
經討論後決定,先和金管系聯絡,商量是否先舉辦行前會議
時間:12:00~16:00
地點:綜合大樓105教室
應到人員:林邑築、李定瑀、陳品淳、鄭晉勛、林建宇、彭志軒、李宗翰、
游雅荃、林書安、顏君豪、廖珮晴、馮天威、廖俊智
實到人員:林邑築、李定瑀、陳品淳、鄭晉勛、林建宇、彭志軒、李宗翰、
游雅荃、林書安、顏君豪、廖珮晴、馮天威、廖俊智
會議記錄
一、 各部門報告
1. 活動部:
【各區迎新茶會檢討】
南區
活動前:
(1)工作人員分配問題
解決方法:詢問每一個人是否願意幫忙,應在暑假前完成分工
活動中:
(1)點飲料時太雜亂
解決方法:可改於活動前就先點餐,飲料應統一訂,不要給太多選擇
(2)有學弟妹落單
解決方法:不要讓學弟妹無對象互動,學長姊要幫忙照顧旁邊的學弟妹
活動後:
(1)活動要準時結束
中區
活動前:
(1)人員短缺,活動參與不踴躍
解決方法:分三區選總召,現場分配茶會工作(主持人、打電話、美宣、帶路)
(2)活動場地無法訂位
解決方法:台中地區場地多無法在六、日訂位,時間可避開假日
(3)名牌準備建議
解決方法: a.每個學弟妹的名牌都要先準備
b.多準備空白名牌
(4)工作分配不周
解決方法:分配要更仔細
活動中:
(1)場地環境不佳
解決方法:要盡量找禁菸區
活動後:無。
北區
活動前:
(1)人員短缺,活動參與不踴躍
解決方法:分三區選總召,現場分配茶會工作(主持人、打電話、美宣、帶路)
(2)學弟妹分區名單問題
解決方法:分配名單需要更仔細,確認後方可送出
(3)名牌製作的需求
解決方法:建議要製作名牌
(4)活動時間地點確認
解決方法:需早點公布在系版,並且統一時間,新生包的宣傳資料要確認,並註
明資訊以新生包為主
(5)茶會總召盡量請茶會地點當地人擔任
活動中:
(1) 帶路人要熟悉路況
解決方法:請當地人擔任或自行上網查詢地圖
(2) 主持人慎選
解決方法:要有人能適時提醒主持人時間及活動流程
(3) 如果飲料是自助式的,可以請學長姊幫忙倒飲料
活動後:
(1) 學弟妹不知道如何回家
解決方法:要有帶路人帶學弟妹回集合地點,確認學弟妹是否知道如何回家
(2) 活動時間過長
解決方法:要適時結束活動
【新生週籌備進度報告】
(1)9/7、9/8 新生入住負責人:李定瑀
(2)9/9需幫學弟妹訂早、午餐
(3)9/9新生自我介紹會13:00開始 地點:管院102教室
(4)9/11家抗 13:00~17:00 地點:網球場地下室 負責人:鄭晉勛
【管院迎新籌備進度報告】
(1)小隊輔名牌已完成,大部分籌備已完成
(2)9/4驗遊戲
(3)預計9/9新生自我介紹會時發報名表
(4)管院迎新寢宣討論
【系烤籌備進度報告】
(1) 主題為「狼人亞各的獵食之夜」
(2) 詢問是否有人願意接下負責人
(3) 雨備方法確認
(4) 報名方法確認,酌收報名費50元
(5) 需請器材部借大傘、麥克風、地燈、延長線等
(6) 公關部負責接洽廠商,準備食材,避開牛肉及海鮮等材料
【期初大會構想回報】
(1)百六學弟妹系學會分部意願表填寫
(2)系隊介紹影片
(3)系學會幹部介紹影片
(4)期初展望小紙卡
【啦啦隊體驗及宣傳討論】
(1) 啦啦隊體驗暫定11月
(2) 要再和教練溝通協調
【教育優先區營隊構想討論】
(1) 下次開會前確定相關資訊以及要不要舉行
(2) 預計辦在暑假
【亞太營構想討論】
(1) 先向百五和學長姐傳達活動資訊,詢問當工作人員的意願
(2) 預計辦在寒假,迎新宿營的東西可以沿用
(3) 下次開會前確定相關資訊以及要不要舉行
(4) 期初可向百六宣傳,期中考後確認工作人員人數
2. 公關部:
(1) 企業參訪大部分籌備已完成
(2) 11/26 晚上7點~9點 林士傑大哥演講 主題:活動帶領技巧
(3) 現金流和亞太周合辦,可以舉辦試玩時間,舉辦現金流盃賽
(4) 通訊錄預計在開學一個禮拜內確定所有資料
3. 傳宣部:
(1) 系學會網站大致上完成
(2) 家抗、系烤以及管院迎新宣傳討論
(3) 雲端硬碟討論
4. 器材部:
(1) 新的音箱已買回
(2) 器材外借費用調整討論:音響租用一個250元 保證金500元
媒體櫃租用一台1500元 保證金2000元
若功能損壞,請他們付維修費用,保證金多退少補
會再申請調整章程
5. 財務部:
(1) 目前財務狀況報告
支出:新生包、迎新茶會
收入:系學會費
二、 新生手冊製作討論&進度報告
1. 大致上內容架構已完成,預計9/5完成
2. 系隊介紹請各系隊隊長於9/5前交給秘書陳品淳
三、 重新審視系學會年度預算
預算表會另行上傳至FB亞太系學會社團版(Dept. of Asia-Pacific Industrial and
Business Management, APIBM 亞太工商管理學系)
四、 其他
1. 金管系詢問是否願意舉辦管院四系聯合運動會,以及管院聯合演講
經討論後決定,先和金管系聯絡,商量是否先舉辦行前會議